MANAJEMEN KAS DALAM SEBUAH ORGANISASI

Apakah Yang Dimaksud Manajeman Kas ?

Manajemen Kas adalah kegiatan pengaturan kas demi memenuhi kebutuhan yang sedang dan akan perlu untuk dipenuhi, yang mana pada umumnya dalam suatu organisasi elemen-elemennya adalah sebagai berikut :

• Penunjukan/Pembentukan Pengelola Kas
• Peramalan/perencanaan Kas dan Penyusunan RAPB
• Penggalangan dana kas
• Pengaplikasian Pengontrolan Pemasukan Kas dan Pengeluaran Kas
• Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Kas

Pentingkah Manajemen Kas Dalam Sebuah Organisasi?

Manajemen kas adalah kegiatan yang sangat penting dalam organisasi, mulai dari skala kecil seperti keluarga hingga skala besar seperti perusahaan bahkan negara. Pentingnya Manajemen Kas karena kas adalah merupakan penunjang berjalannya kegiatan organisasi, tanpa ada kas jelas tidak mungkin suatu organisasi bisa menjalankan apa yang direncanaan untuk tujuan kemajuan organisasi itu sendiri. Jadi bisa dikatakan kas adalah faktor penting yang menentukan kelangsungan sebuah organisasi.

Bagaimana Mempraktekkan Manajemen Kas Dalam Sebuah Organisasi?
Sesuai dengan urutan diatas maka agar lebih mudah dipahami akan dijelaskan per point, sebagai berikut :

Penunjukan/Pembentukan Pengelola Kas

Salah satu syarat untuk sebuah organisasi dapat berkembang adalah kelengkapan kepengurusan organisasi. Salah satu komponennya adalah Pengelola Kas. Pengelola Kas dalam tiap organisasi tentunya tidak sama bergantung dari skala besar-kecilnya sebuah organisasi atau bisa juga ditentukan oleh kepurtusan bersama dalam rapat kepengurusan. Ada kalanya Pengelola Kas dapat berwujud tim dan bisa juga perorangan. Pengelola Kas akan bekerjsama dengan semua divisi yang ada dalam kepengurusan guna menunjang keperuan dana untuk berjalannya kegiatan setiap divisi yang mana dengan lancarnya kegiatan semua divisi akan mewujudkan kelancaran kegiatan organisasi. Syarat utama dari Pengelola Kas yang paling utama adalah Jujur dan Amanah, selain itu harus didukung dengan kemampuan menentukan prioritas pemasukan dan pengeluaran sesuai besarnya dana kas yang ada. Tugas utama Pengelola Kas adalah :

• Menyusun Rencana Anggaran Pemasukan dan Belanja Organisasi disesuaikan dengan Rencana Kegiatan atau Rencana Kerja Organisasi
• Menjalankan kegiatan manajemen kas dengan tetap bekerjasama dengan semua divisi.
• Menentukan prioritas aliran dana. Aliran dana disini dapat berupa Pemasukan maupun Pengeluaran.
• Mengontrol aliran dana kas.
• Menyusun Laporan Pertanggungjawaban Pengelolaan Kas.
• Peramalan/Perencanaan Kas dan Penyusunan RAPB.

Dalam segala bentuk organisasi tentunya selalu dipersiapkan target yang akan dicapai dan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan dalam rangka usaha mencapai target tersebut. Dan ini adalah tugas pertama dari Pengurus Organisasi yang mana didalamnya termasuk juga Pengelola Kas. Tentunya perencanaan tersebut juga disertai dengan perencanaan untuk pendukung kegiatan-kegiatan tersebut seperti sarana, prasarana dan tentunya dana. Dari perencanaan ini dapat diketahui perkiraan waktu dan nominal yang dana yang dibutuhkan suatu organisasi untuk melaksanakan kegiatannya baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Guna mempermudah kegiatan pelaksanaan semua kegiatan yang direncanakan maka disusuunlah dalam bentuk Rencana Kegiatan/Rencana Kerja Organisasi dan untuk mempermudah pengelolaan dana maka disusun Rencana Anggaran Pemasukan dan Belanja (RAPB) Organisasi. Dalam RAPB umumnya dapat diketahui :

• Perkiraan Total Dana yang dibutuhkan untuk menunjang kegiatan organisasi.
• Selisih antara dana yang ada dengan kebutuhan dana yang harus terpenuhi.
• Rencana penggalangan dana untuk menutupi kekurangan dana.
• Perkiraan saldo akhir kas pada akhir periode.
• Penggalangan Dana Kas

Pada umumnya berapapun besarnya saldo akhir periode pengelolaan kas tidak akan mencukupi untuk menunjang seluruh kegiatan organisasi di periode berikutnya. Karena tiap periode pengelolaan kas tentunya kegiatan yang dilaksanakan tidak akan sama, begitu juga nominal aliran dana. Untuk itu perlu diadakan kegiatan penggalangan dana untuk memenuhi kebutuhan dana dalam organisasi. Penggalangan dana dapat dilaksanakan dengan berbagai cara, antara lain :

Memiliki Donatur baik Intern maupun Ekstern

• Donatur Intern dalam hal ini bisa jadi adalah anggota dari organisasi tersebut, tidak harus perorangan namun kewajiban membayar iuran kas yang diterapkan dalam sebuah organisasi juga menjadikan anggota-anggota organisasi tersebut sebagai donatur untuk organisasi itu sendiri.
• Sedangkan Donatur Ekstern disini dapat berupa dana yang secara ikhlas diserahkan oleh simpatisan atau pihak-pihak diluar organisasi dan juga bisa didapat atas partisipasi organisasi dalam berbagai hal. 

Mencari Sponsor

Sponsor biasanya didapat dengan cara pengajuan proposal kegiatan dan tidak semua sponsor akan ikut andil dalam bentuk dana cair, tidak sedikit pula yang memilih untuk memberikan donasi mereka dalam bentuk produk yang mereka produksi bergantung pada jenis kegiatan yang akan diadakan.

Selain itu jangka waktu sponsorship juga akan berbeda-beda, bisa per kegiatan, per satu rangkaian kegiatan atau bisa dengan branding yang penentuan jangka waktunya berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak.

Dari berbagai macam organisasi terdapat organisasi yang memiliki kemampuan untuk menjual merchandise dengan logo organisasi atau berupa merchandise atas kegiatan yan diadakan, biasanya hal ini dilakukan oleh produsen-produsen dalam rangka mempromosikan produk mereka. Namun, dalam organisasi nirlaba penjualan merchandise ini sepenuhnya adalah untuk menambah pemasukan kas.

Mengajukan Permohonan Pinjaman Bank.

Untuk penggalangan dana dengan cara ini umumnya tidak dilakukan oleh organisasi yang bersifat nirlaba, dan lebih sering dilakukan organisasi dengan target laba, contoh : perusahaan, koperasi, atau usaha lain yang memerlukan dana investasi tambahan. 

Penerapan Pengontrolan Pemasukan Kas dan Pengeluaran Kas

Dari RAPB organisasi yang telah disetujui bersama maka Pengelola Kas wajib menjalankan manajemen kas sesuai yang tercantum dalam RAPB dengan toleransi tertentu seperti :

• Kenaikan harga bahan pokok yang berakibat pada bertambahnya nominal total untuk kebutuhan yang sudah direncanakan.
• Adanya kegiatan, pemasukan atau pengeluaran tak terduga yang telah sebelumnya mendapat persetujuan dari pengurus organisasi.
• Penundaan, percepatan, pengadaan atau pembatalan suatu kegiatan yang berefek pada waktu dimana dana dibutuhkan harus turut menyesuaikan.
• Perubahan prioritas pemasukan atau pengeluaran kan berdasarkan situasi dan kondisi yang dihadapi.
• Pemasukan Kas perlu dikontrol agar sesuai dengan waktu yang direncanakan sehingga pemasukan dapat diterima sesuai dengan yang direncanakan, seringnya terjadi keterlambatan dalam hal pemasukan kas lambat laun dapat menyebabkan defisit kas jika tidak segera diatasi.

Untuk Pengeluaran Kas sering sekali terjadi perbedaan pendapat mengenai waktu dan prioritas pengeluaran kas. Kebanyakan orang berpikir bahwa dana yang ada pada kas digunakan terlebih dahulu apabila kurang baru akan di adakan penggalangan dana, cara ini sangat tidak aman karena kas akan habis, dan seperti diketahui kas habis sama dengan tidak bisa berjalannya kegiatan organisasi.

Cara yang lebih aman adalah setelah mengetahui jumlah dana yang dibuthkan untuk suatu kegiatan organisasi maka yang harus diprioritaskan mencari pemasukan dana diluar kas sebanyak-banyaknya mendekati target kebutuhan dana apabila masih kurang maka dapat diambil dana dari kas sehingga pengeluaran dana dari kas dapat diminimalisir. Dengan begitu saldo kas tidak akan banyak pengurangan dan keberlangsungan organisasi lebih terjamin.

Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Kas.

Kerancuan dalam manajemen kas seringkali menyebabkan perdebatan dalam setiap organisasi, oleh karena itu perlu adanya transparansi dalam hal manajemen kas. Cara termudah adalah dengan memberikan update mengenai pemasukan dan pengeluaran kas secara periodik. Makin pendek periode pertanggung jawaban akan makin mempermudah pengontrolan apabila terjadi kesalahan pelaporan. Hampir di semua organisasi membuat update secara bulanan dan pada akhir tahun dibukukan menjadi satu dalam Laporan Pertanggungjawaban Kas. Didalam tiap update tersebut Pengelola Kas wajib mencantumkan secara detil terutama asal dan nominal dari tiap pemasukan dan pengeluaran kas. Selain itu bukti transaksi juga harus tersimpan dengan rapi sehingga pada saat ada pertanyaan dari pengurus organisasi ataupun anggota organisasi bukti transaksi tersebut dapat ditunjukkan untuk mengklarifikasi. Hak untuk mempertanyakan keluar masuknya dana kas akan semakin besar apabila salah satu asal dari dana tersebut adalah iuran anggota, meskipun masih sering terjadi kasak-kusuk akibat update yang kurang transparan dan atau anggota yang tidak berani menggunakan haknya untuk mempertanyakan laju manajemen kas.

Kesimpulan :

Kas merupakan salah satu elemen penting dari sebuah organisasi. Oleh sebab itu perlu adanya manajemen kas yang baik guna mejaga sebuah organisasi tetap hidup. Aliran dana dari untuk sebuah organisasi khususnya yang bersifat nirlaba bukan hanya merupakan tanggungjawab dari pengurus organisasi saja, namun merupakan tanggung jawab tiap anggota baik dalam hal mencari maupun menjaga penggunaannya. Dan seiring tanggung jawab tersebut maka tiap elemen organisasi juga memiliki hak untuk mempertanyakan berjalannya manajemen kas, maka demi menghindari perpecahan yang sering terjadi akibat kurang atau bahkan tidak ada transparansi ada baiknya apabila Pengelola Kas terus memenuhi kewajibannya dalam mengelola kas termasuk membuat update dan Laporan Pertanggungjawaban Kas termasuk bukti transaksinya. Sedangkan anggota berkewajiban memberikan dukungan sesuai dengan kemampuan untuk terus menjaga efisiensi dan efektifitas aliran pemasukan dan pengeluaran dana serta tidak perlu takut untuk menggunakan haknya untuk mempertanyakan hal-hal berkaitan dengan arus keluar masuknya kas apabila dirasa ada yang janggal.

KCS#121